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ERP实务:业务流程评述之销售订单变更

来源:首页 | 时间:2018-12-08

  本来若销售订单若能够没有例外的正常生产,那么大家都会相安无事。但是,若销售订单有变更的话,那么,很可能在公司上下为此闹得不可开交。利用ERP系统,也不能从根本上消除订单变更的情况,特别是来自于客户的变更需求。从ERP角度上来讲,它能够做的事情,就是如何把这个销售变更带来的麻烦,进行约束,让它按照一定的规则办事,从而达到减少损失的目的;同时,也可以留下变更历史纪录,已备后续的查询与损失的分配等等。

  下面,我结合某个客户的销售订单变更需求,来谈谈在销售变更单处理过程中,需要注意的点。

  这个步骤主要是客户作出的,跟企业说,我某个订单现在要修改,是不是可以?这个步骤基本上是独立于ERP系统之外的,所以,也没有什么可以多讲的。

  业务员拿到客户的变更需求后,就要根据实际情况,进行是否进行需求变更的判断。在ERP系统中,提供了一些报表,可以帮助业务员作出正确的判断。如在ERP系统中,提供了一张订单进度表,业务员可以根据这张表查询出客户要求变更的订单的处理情况,如是否已经安排生产计划、是否已经采购生产、是否已经出货等等,都可以一目了然的知道。根据这个生产进度,业务员就可以大致的判断出,是否允许客户进行修改。

  若业务员经过初步判断之后,认为可以修改,则要在ERP系统中输入“销售订单变更单”,然后打印出来递交相关人员审核。若不答应客户的变更要求,也要通知客户。

  这里要注意一点。有些客户订单变更单不打印出来,而直接通过工作流等工具,实现单据的在线审核。此时,销售订单变更单就没有打印出来的必要。不过,我在项目实施的时候,一般都建议用户,在刚开始使用系统,对这个流程还不是熟悉的情况下,尽量不要采用电子审单。而是通过书面的单据进行审核,如此,可以减少因为对于系统不熟悉而导致的错误,给企业带来损失。

  同时,在用户开立订单变更单时,系统里还加了一些控制条件,以提醒用户该如何做。

  如用户可以设置,若该销售订单已经有了生产计划、采购计划、或者已经开始进入到正式的生产,甚至部分出货的情况下,是否允许再进行变更。这可以根据用户自己的实际情况,进行变更。一般情况下,我是建议用户进行如此的配置。首先,若该销售订单还没有生成生产计划或者采购计划的情况下,销售员可以开立销售变更单,系统也不用提示什么内容;若该销售订单已经生成了生产计划或者采购计划的情况下,则用户在开立销售订单变更单的情况下,系统要能够提示一个警告信息,提醒销售员在销售订单变更后,要通知相关人员进行相应地修改,以免耽误后续的生产与采购;最后,对于已经出过货的销售订单一般不允许进行修改,除非是对于价格等的修改。如此,就可以最大限度的保障销售订单变更作业的准确性。

  销售订单变更单在系统中建立好以后,销售人员要拿着打印出来的销售订单变更单去找相关人员进行审核。销售订单有谁可以审核,要经过几道审核工序,在系统里可以通过工作流进行设置。

  我有一个客户,他们销售订单变更单的审核,需要经过两个层次。一是业务员首先要拿着销售订单变更单给销售经理进行审核。销售经理审核的内容一般是销售订单具体变更的内容,如包装方式是否更改了,若该了,是改成什么样的。也就是说,销售经理对于需要更改的内容进行确认。经过销售经理确认以后,业务员要拿着销售订单变更单给生产部门去进行确认。生产人员一般是确认该变更是否给企业带来了损失。若有损失,生产人员要在销售变更单上注明,给企业带来了多少的损失。同时,也会适当关注一下,销售订单变更的内容,看对自己的生产会否产生什么影响。

  到销售人员签完字后,还要进行一个动作,就是把该订单变更造成的损失输入进系统中去。这主要是为以后的分析使用,如分析该订单的生产成本时,就要把该笔销售订单变更所产生的损失记录到销售订单中去。同时,还可以指定,该笔损失费用是我们自己的承担呢,还是有客户承担。若是客户承担,则该笔销售订单生成应收帐款的时候,应收帐款的总额中,会加入该订单的损失费用。当然用户也可以在此时不做损失确认的动作,而直接在该客户的应收帐款中体现出来。这都要看用户自己的习惯。

  前面的手工审核,系统是不承认的。也就是说,系统要等用户在系统里把销售订单变更单审核以后,才起作用。销售订单变更单审核后,会更新对应的销售订单的相关信息。若用户想查找销售订单的变更信息,通过原先的销售订单,就可以找到该订单的所有销售变更记录。这个关联查询的功能,对于我们后续的作业,如查询与追踪等等,是非常便利的。

  使用销售变更单也会受到一些限制,不是说所有状态下的销售变更情况都可以通过系统处理。如若客户下销售订单变更单的时候,该订单已经生产了一半,那该如何处理呢?在系统中,若该销售订单已经开始生产了,一般是不允许再对该订单进行更改。因为该订单的改动可能会影响现有已经生产的产品。如客户要求变更商标的颜色,但是,已经生产的产品是否需要更改呢?商标需要重新采购?等等。会涉及到一大堆内容。故,若该订单已经开始生产了,销售变更该如何处理呢?我一般建议用户,遇到这种情况的话,最好还是手工处理方便,毕竟这对于企业来说,不是常态。

  对于数量变更该如何处理呢?假设,原来客户下了2000套产品,但是,后来客户进行了变更,从2000套更改为3000套,这该如何处理呢?若在手工管理的时候,可能直接在原有数量上加上1000套即可。但是,在ERP系统中,我是不建议,直接对原有销售订单进行更改。因为该销售订单可能已有生产或者采购计划,甚至已经开始生产或者采购,若此时再对此进行更改的话,则会对原先的生产与采购产生比较大的影响。我的意见是,若遇到销售订单数量增多的情况下,当作新订单来处理。如销售订单从200套变为300套,则直接下100套的销售订单,如此,后续的处理放而会方便很多。

  若销售订单已经有了采购计划或者生产计划,那该如何处理?计划,表明还没有开始生产或者采购,也就是说,还没有造成一些实际的损失。在这种情况下,若发生变更,有什么主意事项呢?在这种情况下,若需要变更的销售订单还在生产计划或者采购计划阶段,则一定要通过系统变更单进行更改。同时,更改完成后,相关部门要人员,要及时再运行一次计划作业,更新采购计划与生产计划。若处理的不及时,则采购单下给供应商的话,那就比较麻烦了。

  除了对销售订单本身的内容变更限制外,还要注意,用户要根据实际情况,确定对于销售订单的变更,是否影响基本基础资料。如对于销售订单价格的变更,是否会影响到产品基础价格表?如对于客户送货地址的变更,是否影响客户的基本资料?等等。这些企业都可以根据实际情况进行设置。不过,我在实施项目时,为了保障基础数据的统一,一般都是不允许通过单据变更单去更改基础资料。因为这很可能导致基础资料的不统一。

  最后,对于销售订单变更单的管理上,也有一些技巧。我遇到的客户,现在很多还都是通过纸面单据的审核。打印出来的纸面单据也要进行存档备案。当遇到有销售订单变更的情况下,对于这些单据该如何存档呢?一是用户可以根据单据的先后顺序,把销售订单跟销售订单变更单放在一起保存。这种保管方式,虽然比较省力,但是,对于以后查找等比较麻烦。二是把销售订单跟销售订单变更单分开来存档管理,如此虽然比较直观,销售订单归销售订单,变更单归变更单,但是,如此的话,也有一个不好的地方,就是以后查找单据的时候,要查两本。三是我比较推荐的处理方法。如销售订单一般是按照单据序号进行保存底,而销售订单变更单我们也可以采用原销售订单作为前缀,后面加几位流水码作为标示。当有订单变更后,销售员要稍微麻烦一点,把原先的销售订单找出来,然后把变更单附在后面。如此处理,虽然会增加一点工作量,但是,对于后续的维护、跟踪、查询,就非常方便了。

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